初めて事務所清掃を依頼するかた必見！事前に考えておけば困らない2つのポイント【オフィス清掃のハテナ】
昨今の衛生観念の高まりもあいまって、会社や事務所の清掃を清掃会社に委託する企業が増えています。日常清掃を外部に委託することでオフィス内が常に一定の清潔さを維持できます。また事務所の美観維持は社員の無駄な動きを取り除き、業務効率の向上にも繋がるとされています。
当社へ初めてお問い合わせいただく中には、
「事務所の清掃委託をすることに決めたけど、初めてでどう選んでよいのかわからない」
「オフィス清掃を委託するとき、事前に何を決めておいたほうがよいだろうか」など清掃委託に関して不安をおっしゃる方もよくいらっしゃいます。
本記事ではそのような不安を少しでも取り除き、円滑に清掃委託をしていただけるように重要なポイント2つをご紹介します。
事務所清掃の依頼前に考えておきたいポイント2つ
①事務所内のセキュリティを考える
まず考えなければいけないのは、事務所内のセキュリティです。
清掃会社に委託するということは、外部の人が事務所内に立ち入ることになります。お客様が来社されたり、設備などの点検業者が入るときセキュリティ面で気を付けていることはありませんか？それと同じように、外部の清掃スタッフが入るときにも気を付けておきましょう。
例えば、会社の中でも事務所内には多くの機密情報があります。その事務所の清掃を頼むのか、それ以外のトイレ・会議室など共用部分の清掃のみを頼むのか決めておく必要があります。また事務所内の清掃を頼むなら、社内の人が多くいる就業時間内に作業してもらうのか、始業前や昼休みなど資料やパソコンを閉じている時間帯に作業してもらうのかを事前に決めてはいかがでしょうか。
もちろん清掃会社側もセキュリティに関しては気を付けており、お客様のところで見聞きした情報は漏らさないようスタッフに指導・教育している場合が多いです。多くの企業で日常清掃の実績を積んできた清掃会社であればそれらを証明してくれるでしょうし、企業にとっても安心材料になりますね。
お客様側で気を付けられることは、少し席を離れるときは書類を開きっぱなしにしない・パソコンの画面はおとすなど、清掃会社が入るから特別にするという訳ではなく、日頃からそういう取り組みを徹底しておくと良いでしょう。社員全体にセキュリティに対して意識を持つよう指導することが大切です。
このようなお話をすると、外部の清掃会社を入れるのはデメリット？と思われるかもしれませんが、はじめにもお伝えした通り清掃の外部委託は事務所の美観維持、および業務効率化のためにも必要な選択といえます。うまく取り入れ活用することで企業全体の発展に繋げることができます。
②業務の妨げにならないか考える
次に、清掃作業が入ることでそこで働く従業員の業務の妨げにならないか考えましょう。
例えば、清掃に入ってもらう時間帯について考えてみます。
業務時間中に清掃に入ってもらう場合、社内や事務所内を清掃スタッフが動き回ります。事務所で電話をしているのに、横で掃除機をかけていたら聞こえづらく困りますよね。大きな音は業務の妨げになるだけでなく、従業員の集中力が落ちてしまう恐れもあります。清掃スタッフも目の前でお客様が電話をされていれば掃除機をいったん止めるなど配慮はしますが、状況によっては清掃作業が進まない可能性もあります。
この場合は、事務所内の清掃時間を昼休みや休憩時間、従業員が少ない時間に設定することで解決できます。また清掃方法を工夫して解決することもできます。音の気になる掃除機ではなく、ホウキやモップ・粘着ローラーなどへ変更してはいかがでしょう。床の材質によって適切な清掃方法を提案してもらうことも可能です、事前に清掃会社へ相談してみましょう。
場所ごとに清掃作業をする時間を決めておく方法もあります。
昼休憩中に食堂や休憩室の清掃されることを不愉快に感じる人もいます。例えば、昼休憩後に食堂やトイレ清掃を、休憩時間帯に会議室や事務所の清掃をお願いする方法であれば、従業員の業務・休憩の妨げにならず快適に過ごせるのではないでしょうか。
24時間稼働の工場や配送会社など休憩時間がまばらな企業の場合、当社では比較的人の少ない○時までに食堂の清掃作業は終わらせるというルールで日常清掃を承っているお客様もあります。
一方で、業務時間中に清掃作業することにメリットも存在します。業務中に清掃スタッフが作業をしていると、来社されたお客様がそれを見られて「この会社はきちんと清掃しているな」と良い印象を与える場合もあるのです。
上記を踏まえて、業務の妨げにならない・業務のプラスになる清掃委託を考えましょう。
事務所清掃の会社を選ぶポイント
セキュリティや業務への配慮など、何かと事前に考えておきたい事務所清掃。外部へ委託するならできるだけ信頼できる清掃会社を選びたいですよね。では、信頼できる清掃会社とはどのような会社でしょうか。
信頼できる会社かどうかのポイントは各々で異なりますが、例えば
①事務所清掃の実績や経験があるかどうか
②清掃スタッフの教育、マナーはきちんとされているか
③問い合わせや見積り時の対応、疑問に答えてくれたり提案をもらえるか
などが一例として挙げられます。
さまざまな企業で清掃を委託されてきた実績のある会社は、それだけ経験もあります。経験があるということは、セキュリティや業務への配慮がしっかりされている場合が多いです。ホームページで実績を確認したり、問い合わせ・見積り時に聞いてみてもよいでしょう。
また、清掃会社で働くスタッフがきちんと挨拶や受け答えができるか、マナー教育がきちんと行われているかもポイントの一つです。例えば、あなたの会社に来客があった際、そのお客様の視点から見るとそこにいる清掃スタッフもあなたの会社の人間として評価されます。もし清掃スタッフが挨拶できない・不快な態度をとるとお客様はどう感じるでしょうか？あなたは清掃スタッフが外部の人間だと分かっていても、お客様にはあなたの会社自体に悪い印象を持ってしまいます。
マナーをはじめ教育ができている清掃会社は、清掃作業の満足度も高い傾向があります。スタッフ教育は、信頼できる会社選びにおいて大切なポイントの一つです。
事務所は、個人情報や機密情報が多い会社にとって重要な場所です。「セキュリティ面」「業務の妨げにならないか」その他にも少しでも不安に思うことは問い合わせ・見積り時に営業担当者へ相談するなどして、事前に解消してください。そうすることで、あなたの企業にとってより良い事務所清掃の委託が叶います。
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